Experten-Option

Um diese Einstellungen optimal einsetzen zu können ist ein erweitertes technisches Verständnis sowie HTML und CSS Kenntnisse hilfreich.

Export der mit dem Formular erfassten Daten

Die mit dem Formular erfassten Daten können für die weitere Verarbeitung exportiert werden. Für die Erfassung und den Export gibt es umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten.

Mit Meilenstein 15 wurden die Möglichkeiten für den Export der Formular-Daten erweitert. Zusätzlich zum Export als CSV können die Daten nun direkt als EXCEL-Tabelle exportiert werden. Außerdem wurden umfangreiche Möglichkeiten zur Einstellung der exportierten Felder hinzugefügt. 

Konfigurationsmöglichkeiten im Formular Editor
Konfigurationsmöglichkeiten im Formular Editor

Konfigurationsmöglichkeiten

Die Konfigurationseinstellungen für den Daten-Export befinden sich im Reiter Datenbank Konfiguration, in dem auch festgelegt wird, wie Formulardaten gespeichert werden. Die Einstellungen wirken sich auf die Export-Tablle aus unabhängig davon ob die Tabelle im CSV-Format oder im Excel-Format heruntergeladen wird.

Besonders nützlich erweisen sich die Export-Konfigurationsmöglichkeiten, wenn sich in einem laufenden Anmeldeverfahren etwas an den Feldern des Anmeldeformulars ändert. Mit einer geeigneten Konfiguration der Spaltennamen kann man unterschiedliche Versionen eines Anmeldeformulars in eine homogene Tabelle überführen.

Globale Einstellungen

Globale Einstellungen beziehen sich im Unterschied zu den noch folgenden (System-)Feld Einstellungen auf die Zeilen der Export-Tabelle.

Überblicksinformationen mit exportieren. Mit der Option wird festgelegt, ob in der Export-Tabelle vor den eigentlichen Formulardaten Überblicksinformationen ausgegeben werden sollen. Zu den Überblicksinformationen zählen beispielsweise die Anzahl der insgesamt abgesendeten Formularen oder die Anzahl der noch freien Plätze einer Veranstaltung.

Nur die aktiven Anmeldungen exportieren ohne die Stornierungen. Setzt man den Haken in der Checkbox werden nur die aktiven Anmeldungen in der Export-Tabelle ausgegeben ohne die Anmeldungen, welche mittlerweile vom Administrator einer Veranstaltung als storniert markiert wurden.

Systemfelder

Systemfelder sind solche Datenfelder, die Sie nicht selbst konfiguriert haben, sondern Datenfelder, die vom System intern hinterlegt sind und die entweder vom Administrator eines Formulars nachträglich händisch befüllt werden oder auch automatisch, wenn beispielsweise ein Formular eingegangen ist, bei dem das Versenden einer automatischen Bestätigungsmail aktiviert ist.

Storniert. Zeigt an, ob die Anmeldung eines Interessenten vom Administrator als storniert markiert wurde.

Wartelisten-Benachrichtigung. Teilt mit, ob ein Interessent, der sich zu einer Veranstaltung angemeldet hat, eine automatische Wartelisten-Benachrichtigung bekommen hat.

Bestätigungsmail versendet. Teilt mit, ob eine Bestätigungsmail an den Absender eines Formualars gesendet wurde.

Datensatz hat Änderungen. Zeigt an, ob ein Datensatz, nachdem er eingegangen ist, nachträglich durch den Administrator verändert wurde. 

Felder ignorieren

Formularfelder, die Sie selbst konfiguriert haben, können aus dem Export ausgeschlossen werden sofern sie für die weitere Bearbeitung nicht relevant sind. Formularfelder beim Export zu ignorieren ist sowohl für primäre Formularfelder möglich als auch für abhängige und ehemalige Formularfelder.

Felder umbenennen oder zusammenführen

Die Spaltennamen der Export-Tabelle entsprechen standardmäßig den Namen der Formularfelder. Sollte zur weiteren Verarbeitung in der Export-Tabelle für bestimmte Felder ein anderer Spaltenname notwendig sein, kann er unter Felder umbennen oder zusammenführen bestimmt werden.

Durch eine entsprechende Wahl des Ausgabe Spaltennamens ist es zudem möglich Datenfelder zusammenzuführen. Beispiel: Ein Formularfeld hieß ehemals "Benutzer" und heißt – nach einer Änderung des Formulars – jetzt "User". Ändert man den Ausgabenamen für das ehemalige Feld "Benutzer" in "User", so werden die Werte des ehemaligen Feldes "Benutzer" und des aktuellen Feldes "User" in einer gemeinsamen Tabellenspalte ausgegeben.